Assemblée Générale du 28 janvier 2004
L'Assemblée Générale de l'association se tiendra le mercredi 28 janvier 2004, chez Philippe Bruhat, à partir de 20 heures.
Documents : Ordre du jour Compte-rendu, bilan, bilan du compte courant, bilan du livret, bilan de la conférence YAPC, bilan définitif de 2003.
Ordre du jour
L'ordre du jour est le suivant :
Bilans
Approbation des comptes de l'exercice 2003 et vote du budget de l'exercice suivant.
- Bilan comptable, par le Trésorier David Elbez,
- Bilan moral, par le Président David Landgren.
Élection du CA
Les membres du CA sont élus pour deux ans. L'an passé, la moitié du CA avait été élue pour un an, afin de lisser l'évolution de l'association et de permettre un renouvellement par moitié. Les membres sortant sont :
- Philippe Bruhat, vice-président
- Jean Forget,
- Briac Pilpré,
- Emmanuel Seyman,
- David Rigaudiere.
Déroulement du vote :
- Six postes sont ouverts (la moitié du maximum défini dans les statuts),
- Les candidats (présents ou absents) sont déclarés, (seuls les adhérents à jour de leur cotisation votent)
- Élection du CA,
- Élection du Bureau (Président, Vice-Président, Secrétaire)
- Élection du Trésorier.
Questions sur le fonctionnement de l'association
Adresse de l'association
L'adresse de l'association est actuellement celle de son président, David Landgren. Lors de l'organisation de YAPC::Europe, les documents ont circulé principalement entre trois adresses : celle officielle de l'assocation, celle du trésorier et celle du vice-président. Il s'en est suivi de nombreuses difficultés liées aux échanges de courrier.
Il faut déterminer quelle est l'adresse la plus pertinente. Le trésorier propose la sienne, principalement pour les relevés bancaires.
Archives de l'association
La question des archives, soulevée lors de l'AG inaugurale va être soulevée à nouveau.
Chaque membre du CA ayant en sa possession des documents relatifs à la vie de l'association (relevés bancaires, factures, courriers, etc.) est prié de les apporter avec lui, afin de constituer le début des archives et de les remettre au dépositaire choisi pendant la discussion.
Documents officiels
Il est impératif que les documents officiels de l'association soient bien tenus, centralisés, classés et disponibles.
- Nécessité d'un classeur, registre, etc.
- Lieu de conservation, duplicata.
- Mise à disposition sur le site de l'association.
Processus de vote
Le fonctionnement de l'association, avec des adhérents tous utilisateurs d'Internet et dispersés dans toute la France nécessite de réfléchir à :
- une liste de distribution adherents@(mongueurs.net),
- la mise en place d'un processus de vote par des moyens électroniques sûrs
Accueil des adhérents
Avec l'augmentation à prévoir du nombre d'adhérents de l'association dans les années à venir, il convient peut-être de définir une procédure d'accueil des nouveaux adhérents.
- ajout dans le fichier des membres,
- création d'un alias @mongueurs.net et d'un compte sur sferics,
- ajout à l'alias adhérents,
- demande de clé ssh pour l'accès au repository assoce.
Il convient aussi de lister les ressources de l'association et qui en sont les propriétaires ou les mécènes.
Il faudrait lister clairement quels sont les services offerts ou à offrir (CVS anonyme ?) aux adhérents.
Modification des statuts
Les statuts de l'association ont été modifiés l'an passé, mais n'ont pas été déposés à la suite du vote.
De plus, légalement, l'association n'est-elle pas tenue de déclarer les modifications de ses instances dirigeantes (CA et bureau) ?
Règlement Intérieur
Il faut rédiger un Règlement Intérieur, qui précise ce qui ne l'est pas dans les Statuts. Le CA devra créer un groupe de travail sur le sujet (utilisant CVS, bien entendu).
L'objectif est de vider les statuts de tous les points organisationnels et spécifiques, pour tout indiquer dans le règlement intérieur.
Questions de trésorerie
Fermeture d'un compte en banque
L'association dispose à ce jour de deux comptes en banque :
- Compte au Crédit du Nord, ouvert en 2002
- Compte au CIC, ouvert en 2003, pour YAPC::Europe
Il convient de fermer l'un de ces deux comptes.
Provisions pour 2004
Etant donné les projets futurs (fondation YAPC::Europ, French Perl Workshop), il pourrait être judicieux de prévoir un budget pour financer ces deux actions.
Questions diverses
Actions de l'association
Cette partie couvre d'une part le bilan des actions passées, et les propositions d'actions futures.
- Actions passées
- Linux Magazine
- Bilan de l'année 2003 dans Linux Magazine, par Sylvain Lhullier, responsable du groupe de travail articles.
- Actions à venir
- Linux Expo 2004
- Présentation des actions prévues, par David Rigaudiere.
- Réunions techniques
- Le projet des réunions techniques.
- Perl Workshop Français
- Ce "French Perl Workshop", équivalent des German, Dutch et autres Nordic Perl Workshop, fera partie de la quinzaine de conférences Perl de 2004. La discussion portera sur le nom définitif de cette conférence, son organisation, etc.
Compte-Rendu de l'Assemblée Générale Ordinaire
Présents
- David Landgren, Président
- Philippe Bruhat, vice-président
- Jean Forget, secrétaire
- David Elbaz, trésorier
- Sylvain Lhullier, président de séance
- Emmanuel Seyman
- Guillaume Rousse
- Stéphane Payrard
- David Rigaudiere avec la procuration d'Eric Cholet
- Philippe Blayo
- Charles Minc
- Eric Cassagnard
Bilan Moral
Le président dresse le bilan moral de l'année, laissant la parole à Sylvain Lhullier pour la partie "Articles". Les actions principales de l'association ont été les suivantes :
- L'association a organisé l'édition 2003 de la conférence YAPC::Europe. La conférence a été un succès. Le seul point qui n'est pas réglé est la restitution du matériel : le modem pour Nerim, la bannière pour Kevin Lenzo...
- Les groupes locaux, notamment le groupe de Paris, se sont réunis régulièrement.
- Des articles sont parus dans Linux-Magazine. Sur les 11 numéros de l'année 2003, un seul n'a pas eu d'article des Mongueurs de Perl. Les dix autres ont eu les deux articles terminant la série d'initiation de Sylvain Lhullier et huit articles dus à quatre auteurs.
Le bilan moral a été approuvé à l'unanimité moins une abstention.
Bilan Financier
Compte tenu de problèmes d'organisation, le trésorier n'a pas reçu toutes les pièces nécessaires à l'établissement du bilan financier. Le trésorier présente donc un bilan provisoire qui ne sera pas soumis au vote. Une assemblée générale extraordinaire sera organisée entre autres pour le vote du bilan définitif.
Si l'on ne tient pas compte de la conférence YAPC, le bilan financier est similaire à celui de l'année 2002 : 410 euros de cotisation, 100 euros de dons, peu de dépenses (56,86 euros), ce qui, combiné avec le solde de l'année 2002 donne un solde de 605,83 euros sur le compte du Crédit du Nord.
Pour la conférence, le solde du compte du CIC est de 12557 euros, mais pour l'instant, la location de la salle au CNAM n'a pas encore été réglée (environ 6000 euros) et il faut également remettre à YAS le résultat de la vente de charité (3223 euros). D'autre part, il faut également encaisser les chèques de deux sponsors : ActiveState (1000 USD) et Fotango (750 GBP).
Il ne faut pas oublier dans ce bilan les dons en nature provenant de
certains membres. C'est ainsi que le coût du nom de domaine
mongueurs.net est payé par Eric Cholet.
Cela dit, le but de l'association n'est pas d'engranger de l'argent. On peut provisionner une certaine somme pour financer les activités de l'année à venir, mais il faudra prévoir une utilisation du reste des fonds.
Élection du CA
Tout d'abord, nous avons précisé le rôle du CA. On peut trouver curieux que l'on établisse un CA de 12 membres maximum dans une association qui comporte actuellement une vingtaine de membres. Il s'agit en fait de définir une instance réactive au sein de l'association pour permettre, si besoin est, une réponse rapide aux questions qui pourraient survenir, alors que les adhérents simples ne répondraient pas dans le même délai. Même si l'association possède en ce moment une vingtaine de membres, le délai de réponse de ces vingt membres est immanquablement plus long que le délai de réponse d'une douzaine de membres.
Les membres sortants sont : Briac Pilpré, David Rigaudiere, Emmanuel Seyman, Jean Forget et Philippe Bruhat.
Briac Pilpré est absent et il n'a pas fait savoir s'il souhaitait se représenter. Emmanuel Seyman nous fait savoir qu'il ne souhaite pas se représenter. Philippe Bruhat, Jean Forget et David Rigaudiere déclarent leur candidature.
Sont élus :
- Philippe Bruhat, à l'unanimité.
- Jean Forget, à l'unanimité.
- David Rigaudiere, à l'unanimité moins une voix contre. La personne qui a voté contre justifie son vote par le fait que "David a eu des difficultés à cerner la personne qui avait l'accès à la base de données pour établir les factures."
Le CA est donc composé de :
- David Landgren, pour encore un an,
- Philippe Bruhat, élu pour deux ans,
- Jean Forget, élu pour deux ans,
- David Elbaz, pour encore un an,
- Eric Cholet, pour encore un an,
- Sylvain Lhullier, pour encore un an,
- Stéphane Payrard, pour encore un an,
- David Rigaudiere, élu pour deux ans,
Élection du Bureau
Le CA élit le bureau de l'association. Les personnes suivantes ont été élues :
- Président
- David Landgren, élu par sept voix pour et une abstention.
- Vice-Président
- Philippe Bruhat, élu par sept voix pour et une abstention.
- Secrétaire
- Jean Forget, élu par sept voix pour et une abstention.
Ensuite, le CA élit un trésorier.
- Trésorier
- David Elbez, élu par sept voix pour et une abstention.
Adresse de l'Association
Le trésorier David Elbaz regrette les problèmes d'adresse qui font que certains relevés bancaires sont expédiés chez lui, d'autres chez le Président et d'autres encore chez le Vice-Président. Il propose que l'adresse où seront expédiés les relevés soit chez lui.
Le trésorier tentera une dernière fois de demander un changement d'adresse à la banque. Mais si cette requête n'aboutit pas, il demandera une modification de l'adresse de l'Association. Charles Minc évoque un problème dans la mesure où il faudra redéposer les statuts de l'Association si la nouvelle adresse se trouve dans un département différent.
Résolution : l'Assemblée donne latitude au trésorier David Elbaz pour demander le changement de l'adresse des relevés et, si cela ne suffit pas, pour changer l'adresse de l'Association.
La résolution est adoptée à l'unanimité.
Stockage des Archives
Résolution : Les archives financières seront stockées chez le trésorier avec un double chez le secrétaire et les autres archives seront stockées chez le secrétaire avec un double chez le trésorier.
La résolution est adoptée à l'unanimité.
Liste des Documents officiels à conserver
Parmi les documents officiels, il doit exister un registre avec pages numérotées, dans lequel seront consignés les comptes-rendus.
Un groupe de travail est formé pour recenser les documents à conserver. Ce groupe de travail est formé de Philippe Bruhat et de Jean Forget.
Processus de vote
En dehors des Assemblées Générales réunissant les membres de l'Association, nous souhaitons définir des procédures de vote électronique, de manière à ne pas avoir besoin de réunir les membres dans un même lieu. Pour l'instant, il n'existe pas de jurisprudence sur le vote électronique.
Il existe deux possibilités pour mettre en oeuvre un vote électronique.
- Chaque votant expédie un message électronique authentifié, sachant qu'au préalable le Président a signé les clés publiques d'authentification de chaque membre.
- Un serveur dédié au vote électronique est mis en place.
La solution reposant sur des messages authentifiés est simple à mettre en oeuvre, sachant toutefois qu'elle ne permet pas les votes à bulletin secret. La solution reposant sur un serveur dédié est lourde à mettre en oeuvre et ne correspond pas à la taille de notre Association.
Les modalités précises du vote électronique seront décrites dans le règlement intérieur.
Relations avec les adhérents
L'information des adhérents s'effectue par courrier électronique. Il
existe actuellement un alias adherents@mongueurs.net. Le
problème des alias comme celui-ci est la vulnérabilité au spam. Une
meilleure solution est de créer une liste de diffusion accessible par
abonnement.
Résolution : Une liste de diffusion sera créée pour l'information des adhérents.
Cette résolution est adoptée à l'unanimité.
Résolution : Les listes existantes devront être recensées et pour chacune, il faudra déterminer si les archives sont publiques ou privées.
Cette résolution est adoptée à l'unanimité.
Accueil des adhérents
Lors de son inscription, chaque adhérent devra fournir une adresse électronique, parce que c'est un moyen de communication privilégié au sein de l'Association.
Une fois son inscription acceptée, un adhérent aura un compte sur le
serveur CVS. Toutefois, il n'aura pas automatiquement accès aux
différentes arborescences CVS hébergées sur le serveur, l'accès sera
déterminé au cas par cas. Notamment, l'arborescence
assoce est réservée au CA.
Liste des ressources disponibles
L'association dispose en ce moment de 2 machines, d'un nom de domaine
(mongueurs.net) et d'un « tuyau » avec beaucoup
de bande passante (connexion Internet).
David Landgren propose d'acheter une machine neuve avec une quantité suffisante de RAM, des disques en RAID, etc. Guillaume Rousse suggère d'obtenir le même matériel par sponsoring.
Modification des statuts
Une association est tenue de déclarer chaque modification de son bureau. Toutefois, lorsqu'à l'issue de son mandat, une personne se succède à elle-même, il n'y a pas de déclaration à effectuer.
Un groupe de travail sera organisé pour relire les statuts et déterminer quels points relèvent du Règlement Intérieur (par exemple, le quorum ou bien la procédure de vote électronique).
Une Assemblée Générale Extraordinaire sera organisée à l'occasion de la réunion du mois de mars. Le bureau prend l'engagement de proposer à cette occasion les nouveaux statuts et le Règlement Intérieur.
Relations avec les banques
La gestion de deux comptes différents dans deux banques différentes est lourde et ne présente pas d'avantage réel. Compte tenu du fait que le CIC permet l'utilisation du paiement en ligne, il convient de fermer l'autre compte, au Crédit du Nord.
Résolution : Le compte au Crédit du Nord sera fermé.
Cette résolution est adoptée à l'unanimité.
Conférence FPW (French Perl Workshop)
La conférence FPW sera financé en partie par l'argent disponible à la fin de l'année 2003, en partie par les tickets d'entrée.
La conférence FPW aura lieu en français uniquement, pour permettre la participation de ceux qui n'osent pas venir à YAPC parce que c'est en anglais. Elle aura lieu en mai ou en juin. Il faudra trouver un titre en deux parties : FPW pour marquer le lien avec les autres Perl Workshops et Conférence Perl Francophone (ou quelque chose d'approchant) pour faire savoir que la conférence se déroulera en français.
La conférence FPW 2004 se tiendra à Paris, mais nous espérons que les éditions suivantes auront lieu dans d'autres villes françaises où se trouvent des Mongueurs.
Utilisation de l'argent disponible
En dehors de la conférence FPW, nous pouvons faire de nouveau un don au Perl Development Fund, comme en 2002. Nous pouvons par exemple aider à financer le développement de Parrot par Leopold Toetsch.
La destination précise de ce don fera l'objet d'une discussion sur la liste adhérents et le CA prendra une décision définitive à l'AGE du mois de mars.
Association YAPC Europe
L'association se monte lentement avec deux membres de chacune des équipes organisatrices des conférences YAPC::Europe précédentes. Les statuts sont en néerlandais traduit en anglais. Le trésorier est David Elbaz et le compte en banque sera domicilié en France. Le responsable technique est David Landgren.
Résolution : l'association Les Mongueurs de Perl permettront à l'association YAPC Europe d'utiliser ses ressources.
Résolution adoptée à l'unanimité moins une abstention.
Fin de l'Assemblée Générale
L'ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 23h50.