Les Mongueurs de Perl

Les Mongueurs de Perl Association Documents

Ordre du jour de l'Assemblée Générale ordinaire du 22 juin 2019

Bilans

Débat sur l'évolution de l'association

Relation avec le Perl Toolchain Summit : hébergement de la trésorerie du PTS

Élection du Conseil d'Administration

Questions diverses

Compte-rendu de l'Assemblée Générale Ordinaire

La séance commence à 10h30

Présents

Il y a donc 5 membres présents et 12 membres représentés pour 50 adhérents. L'article 8 des statuts impose un quorum de 15% : cette année cela correspond à 8 membres. Le quorum est donc atteint.

Présent également sans droit de vote : Christophe Maudoux, qui n'était pas encore adhérent à la date de la convocation.

Bilan moral par le président

Actions de promotion de Perl

Communication

Contributions à la communauté

Vie de l'association

Commentaires sur le bilan moral

Compte tenu de la date tardive de l'AG dans l'année tant pour 2019 que pour 2018, le bilan est donné pour l'intervalle entre les deux AG.

La plupart du temps, nous lançons des actions mais le suivi n'est généralement pas assuré. Il y a également un problème de motivation pour les personnes concernées.

Vote du bilan moral

Le bilan moral est adopté à l'unanimité.

Bilan du trésorier de l'association Les Mongueurs de Perl pour l'exercice 2018

Les chiffres de ce bilan sont arrondis à l'euro inférieur, mais les calculs ont été faits sur les valeurs réelles (au centime).

L'exercice de l'Association commence le 1er janvier de l'année civile et se termine le 31 décembre de cette même année (article 14 des statuts de l'association).

Ce rapport va présenter successivement : le compte de résultat (mouvements au cours de l'exercice), le bilan (état en fin d'exercice), les événements significatifs de 2018, une conclusion.

Préambule et correction des comptes 2017

Lors de l'AG 2017 (et de sa préparation), je n'étais pas sûr des comptes que j'avais présentés. La complexité de la comptabilité que je tenais m'a échappé. J'en avais fait part lors de l'AG.

J'ai mis les choses à plat en juin 2018 avec :

En resaisissant toute l'année 2017 dans ces 2 fichiers, je me suis aperçu d'un écart entre mon évaluation des comptes Paypal en $ et £ et de ce qu'en disait Paypal. Cet écart était de ~338 €. Je l'ai classé en « dépenses diverses » de l'exercice 2018, bien qu'il s'agisse probablement d'un cumul d'erreurs sur plusieurs années car je n'ai pas le droit de changer les exercices validés en AG.

Ce travail de juin 2018 me permet d'être confiant sur les comptes de cet exercice, en particulier, je suis plus carré avec les mouvements liés au PTS et avec les montants sur Paypal.

Compte de résultat

Le compte de résultat rend compte des mouvements (recettes / dépenses, en gros) sur un exercice, en l'occurrence l'année 2018.

                                    2018         2017         2016
 Produits                      :  19048 €      19809 €       1605 €
   Revenus JP                  :      0 €          0 €       1500 €
   Revenus PTS                 :  18456 €      18888 €          0 €
   Dons                        :     79 €        142 €         45 €
   Booking                     :    478 €        524 €          0 €
   Intérêts Livret             :     33 €         35 €         55 €
   Autres revenus              :      2 €        220 €          5 €

 Charges                       :  16273 €      21140 €       1287 €
   Dépenses JP                 :     62 €        143 €        210 €
   Dépenses PTS                :  14589 €      19668 €        497 €
   Dépenses POSS               :     18 €        124 €
   Infrastructures             :    720 €        663 €
   Variations de stock         :      0 €          0 €          0 €
   Frais bancaires             :    340 €        236 €        145 €
   Assurances                  :    158 €        154 €        150 €
   Divers                      :    384 €        171 €        283 €


 Revenu net de l'exercice      :   2775 €      -1350 €        317 €
 Revenu net hors PTS           :  -1091 €       -570 €

Le « revenu net » est la différence entre Produits et Charges. S'il est positif, l'exercice est bénéficiaire. S'il est négatif, l'exercice est déficitaire.

Les « autres revenus » correspondent à un remboursement Paypal lors de l'activation d'un moyen de paiement (2 microprélèvements, qui sont remboursés 1 ou 2 jours plus tard).

Les « Dépenses des Journées Perl » sont les achats pour les pauses.

Les « Dépenses diverses » sont d'une part une régularisation de ~338 € sur les comptes annoncés en 2017. D'autre part, il y a une perte de change de ~45 € correspondant à l'écart entre mon estimation de la valeur des comptes Paypal en devises (£ et $) et leurs valeurs en € au 31 décembre.

L'exercice 2018 est bénéficiaire grâce aux revenus du PTS (qui leur sont réservés). Hors PTS, on accuse un déficit de près de 1100 € qui inclut :

Bilan

Ce bilan représente l'état du patrimoine de l'Association à la date du 31 décembre 2018.

                             31/12/2018    31/12/2017    31/12/2016
 Actifs                    :    9230 €       10117 €        8970 €
   Immobilisations         :     100 €         100 €         100 €
   Stocks                  :     186 €         186 €         186 €
   Factures en attente     :       0 €           0 €           0 €
   Charges constatées      :      20 €           0 €         154 €
        d'avance
   Caisse (liquide+chèques):       0 €         100 €           0 €
   Compte courant CIC      :    2151 €        3763 €         593 €
   Livret CIC              :    5316 €        3783 €        7448 €
   Paypal                  :    1456 €        2182 €         487 €

 Passif                    :    9230 €       10117 €        8970 €
   Dettes                  :   -1500 €        2161 €           0 €
   Report à nouveau PTS    :     725 €        1222 €
   Report à nouveau Fonds Act:  1426 €        1426 €   
   Réserves                :    5751 €        8916 €        8599 €
   Provisions pour risques :      53 €          53 €          53 €
     et charges 
   Gains enregistrés       :    2774 €           0 €         317 €
   Pertes à retenir        :       0 €       -1013 €           0 €

Immobilisations : la participation des Mongueurs au capital de départ de OSDC.fr

Réserves : réserves de l'exercice précédent + le bénéfice ou - les pertes

Stocks : la valorisation des 3 thermos (ça ne change pas depuis qu'on les a).

Charges constatées d'avance : 20 € payés en 2017 pour le renouvellement du domaine mongueurs.net

Provisions pour risques et charges : une provision pour l'écart de valeur entre mon estimation et la réalité au 31 décembre sur les comptes en devises que je traîne depuis 2012 et que je n'ose pas toucher.

Reports à nouveau : ce qu'on stocke pour le PTS, pour le Fonds Act Dettes -1500 € : l'avance pour les RMLL, qui nous a été remboursée début 2019

Les événements 2018

              Recettes  Dépenses
  J Perl    :     0 €      62 € 
  PTS       : 18456 €   14589 € 
  Infras    :             720 € 
  Booking   :   478 €           

Le Perl Toolchain Summit

Anciennement Perl QA Hackathon. C'est un événement qui a eu lieu à Oslo en 2018. C'est un hackathon de 4 jours, orienté écosystème : CPAN, MetaCPAN, Kwalitee, Tests... Il est en liste fermée (c'est-à-dire sur invitation seulement).

Les frais des participants sont pris en charge dans la mesure où le budget du PTS le permet.

Les comptes sont hébergés pour l'essentiel par les Mongueurs de Perl (CIC et Paypal) mais aussi par Enlightened Perl Organisation (EPO), basé au Royaume-Uni.

                   Mongueurs   EPO
  Solde fin 2017 :     725 €   3040 £
  Recettes 2018  :   18456 €    500 €
  Dépenses 2018  :   14589 €      0 £
  Solde fin 2018 :    4592 €  ~3490 £

Le fonds Act

Le fonds Act est un fonds hébergé par les Mongueurs et géré (au sens choix des dépenses, recherche de ressources) par des personnes actives dans l'évolution de Act (dont Philippe Bruhat).

Il est hébergé par les Mongueurs parce que nous avons les outils qui le permettent (compte bancaire, compte paypal, capacité à émettre des factures, suivi des transactions...).

Il n'a pas bougé cette année.

  Solde 2015 :  1426 €
  Solde 2016 :  1426 €
  Solde 2017 :  1426 €
  Solde 2018 :  1426 €

En conclusion

Depuis 2016, nous devons payer pour des serveurs, alors qu'ils nous étaient gracieusement prêtés depuis les débuts de l'association. Cela engendre des frais qui ne sont pas couverts par les recettes liées à notre partenariat avec Booking.

Sans sponsor pour les Journées Perl, nous avons perdu notre principale source de revenu. On consomme les réserves.

J'attribue l'absence de sponsor au manque de bénévoles pour organiser l'événement : les bénévoles qui organisent n'ont pas le temps de tout faire.

Sur le long terme, cela n'est pas viable.

Cette année 2019 s'annonce elle aussi pauvre en recettes, hormis les mouvements liés au PTS 2019 (à Rugby).

Annexes

Informations ajoutées suite à l'AG.

Version courte de ce rapport à présenter en AG

On a ~8900 € sur les différents comptes (CIC, Paypal) au 31 déc. On stocke ~2151 € pour le compte du PTS et de Act (ça veut dire que ce n'est pas à nous).

On a gagné 2775 € avec le PTS, mais sans le PTS et la régularisation Paypal post AG 2017 on perd ~700 € (contre 570 € en 2017). Ce n'est pas une bonne tendance.

On a à nouveau des recettes liées à notre partenariat avec Booking.com (~478 €. mais elles ne compensent pas les dépenses liées aux serveurs et aux domaines (720 €).

Le manque de sponsors pour les événements s'inscrit dans un essoufflement général des bénévoles pour organiser des choses.

Commentaires pendant l'AG

Concernant le résultat négatif de certaines manifestations, ce n'est pas parce qu'un événement est déficitaire qu'il faut l'arrêter.

Concernant le manque de sponsors : les sponsors historiques ne sont plus là, mais il suffit parfois de prendre contact avec certains nouveaux sponsors pour trouver des subsides, ex Vortex.

L'infrastructure couvre les serveurs et les noms de domaine.

Frais bancaires : les frais de Paypal apparaissent avec les montants du CIC dans la ligne « frais financiers » mais ceux qui concernent le PTS sont mis à part pour permettre la répartition entre le PTS et le reste.

Budget prévisionnel

Le budget ne prend pas en considération le PTS, en supposant qu'il est équilibré.

  Courant
    Infrastructure   R:    0 €   D:  720 €
    Booking.com      R:  400 €   D:    0 €
    Assurance        R:    0 €   D:  160 € 

  Evenements
    JP               R:  500 €   D:  500 €
    POSS 2019        R:    0 €   D:    0 €

  Divers
    Comm             R:    0 €   D:  100 €


  Total              R:  900 €   D: 1480 €
    R - D:                           580 €

Concernant les noms de domaine, nous pourrions envisager de passer de Gandi à Online pour bénéficier de tarifs inférieurs.

Vote du bilan financier et du budget

Vote du bilan financier : le bilan financier est adopté à l'unanimité et quitus est donné au trésorier

Vote du budget : le budget est adopté à l'unanimité

Débat sur l'évolution de l'association

Relations avec le PTS (Perl Toolchain Summit)

Cela fait plusieurs années que l'association héberge les comptes du PTS. Le problème est qu'une partie de l'argent du PTS se trouve chez EPO (Enlightened Perl Organisation). Donc, quand par exemple Neil Bowers demande à notre trésorier combien il y a sur le compte du PTS, ce dernier n'est pas en mesure de lui répondre.

Laurent Boivin préférerait que toutes les finances du PTS soient centralisées. Peu importe que ce soit centralisé chez les Mongueurs ou chez EPO, l'essentiel est que ce soit centralisé chez quelqu'un.

Résolution : proposer aux organisateurs du PTS que les comptes du PTS soient centralisés sur les comptes des Mongueurs de Perl.

La résolution est adoptée à l'unanimité.

Organisation des Journées Perl

Marc Chantreux suggère qu'à l'avenir, si possible, les Journées Perl soient organisées en incluant des ateliers ainsi que cela a été fait cette année.

Il y a un problème de communication. L'utilisation de la messagerie Internet et des listes de diffusion ne touche pas grand monde. Quels autres canaux pourrions-nous utiliser ?

Il a été question de Twitter, Facebook, ainsi que de Meetup et Mastodon (qui n'ont pas été utilisés).

On pourrait envisager d'autres voies pour organiser les Journées Perl. Par exemple, faire une conférence combinée avec une autre communauté. Cela s'est fait cette année avec la communauté Guile / Guix. On pourrait également envisager un événement commun avec GUTenberg (Latex). En revanche, il y a peu d'espoir pour OSDC.fr, l'association correspondante étant inactive.

Une autre possibilité se base sur le POSS (Paris Open Source Summit, fusion de Solutions Linux et Open World Forum). Le POSS propose aux communautés du libre des salles où l'on peut organiser des activités telles que des exposés ou des séances de travail (style hackathon). Nous pourrions utiliser cette possibilité pour organiser les Journées Perl dans le cadre du POSS.

Pour le calendrier, cela ne pourra pas se faire pour le POSS 2019, il est trop tard pour demander une salle. En revanche, c'est envisageable pour le POSS 2020.

Deux points à prendre en considération : comme le POSS se tient en fin d'année (novembre ou décembre), il est impossible d'organiser l'AG de l'association dans ce cadre. Il faudra donc revenir à l'ancienne règle, consistant à organiser l'AG pendant le mois de février, au siège de l'association, la Maison de la Vie Associative et Citoyenne du 17e Arrondissement. Ou bien, comme cela a été brièvement envisagé en 2019, demander à la Fondation pour le Progrès de l'Homme si elle accepte de nous prêter ses locaux parisiens pour y tenir l'AG.

D'autre part, pour le POSS, il faudra a priori plus de monde que précédemment, car il faudra quelqu'un pour tenir la permanence au stand et d'autres personnes pour animer la salle avec les ateliers ou les exposés.

L'idée de tenir les Journées Perl dans le cadre du POSS et de faire revenir les AG au mois de février sera discutée sur la liste adhérents.

Accueil des nouveaux

Avec la présence de Christophe Maudoux lors de l'AG, nous avons évoqué l'accueil des nouveaux dans la communauté Perl (et non pas strictement dans l'association).

Par exemple, Christophe avait l'intention de publier des modules sur CPAN. Il a compris qu'il fallait s'inscrire sur PAUSE. Il l'a fait, mais il n'a reçu aucune confirmation de son inscription.

Il serait bénéfique pour la communauté Perl d'avoir le souci de l'accueil des débutants et des petits nouveaux.

Élection au Conseil d'Administration

Les membres du CA dont le mandat vient à expiration sont Marc Chantreux, Johan Ferguth, Jean Forget, Sylvain Lhullier et Laurent Rosenfeld.

Les candidats sont : Marc Chantreux, Jean Forget, Sylvain Lhullier et Laurent Rosenfeld.

Personne ne demande de vote à bulletin secret.

Laurent Rosenfeld est élu à l'unanimité moins une abstention.

Jean Forget est élu à l'unanimité.

Marc Chantreux est élu à l'unanimité.

Sylvain Lhullier est élu à l'unanimité.

Le CA est donc composé de :

Questions diverses

Aucune question diverse n'a été débattue.

Fin de l'AG

L'ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 12h10.

Réunion du Conseil d'Administration

Suite à son renouvellement, le Conseil d'Administration est réuni à 12h20 pour élire un nouveau bureau.

Cette réunion ne fait pas techniquement partie de l'AG.

Présents :

Président

Le président sortant, Sylvain Lhullier, se représente à ce poste. Il est réélu à l'unanimité.

Secrétaire

Le secrétaire sortant, Jean Forget, se représente à ce poste. Il est réélu à l'unanimité.

Trésorier

Le trésorier sortant, Laurent Boivin, se représente à ce poste. Il est réélu à l'unanimité.

Vice-Président

Marc Chantreux se présente à ce poste. Il est élu à l'unanimité.

Secrétaire adjoint

Aucun candidat ne s'est manifesté pour ce poste. Le poste n'est donc pas pourvu.

Trésorier adjoint

Aucun candidat ne s'est manifesté pour ce poste. Le poste n'est donc pas pourvu.

La séance est levée à 12h22.

Fin du compte-rendu


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