Les Mongueurs de Perl Association Documents
Ordre du jour de l'Assemblée Générale ordinaire du 19 mai 2018
Bilans
- Bilan moral 2017 par le Président, vote pour approbation ou rejet
- Bilan financier 2017 par le Trésorier, vote pour approbation ou rejet
- Vote du budget de l'exercice 2018
Débat sur l'évolution de l'association
Élection du Conseil d'Administration
Questions diverses
Compte-rendu de l'Assemblée Générale Ordinaire
La séance commence à 14h00
Présents
- Emmanuel Seyman, avec la procuration de Stéphane Gigandet
- Jean Forget, avec la procuration de Laurent Rosenfeld
- Sylvain Lhullier, avec la procuration de Johan Ferguth
- Laurent Boivin, avec les procurations de Sébastien Deseille, Patrice Karatchentzeff, Philippe Bruhat et Marc Chantreux
- Sébastien Aperghis-Tramoni, avec la procuration de Richard Thibert
- Kai Carver
- Sébastien Dorey
Il y a donc 7 membres présents et 8 membres représentés pour 60 adhérents. L'article 8 des statuts impose un quorum de 15% : cette année cela correspond à 9 membres. Le quorum est donc atteint.
Bilan moral par le président
Actions de promotion de Perl :
- Sprint « Promotion de Perl » 14 septembre 2017, Fondation pour le Progrès de l'Homme, Paris Organisé par un adhérent souhaitant rester anonyme Participation de Laurent Rosenfeld et Laurent Boivin
- Paris Open Source Summit 6 et 7 décembre 2017, Les Docks Pullmann, Aubervilliers Stand tenu par Jean Forget, Laurent Rosenfeld, Marc Chantreux, David Verdin, un adhérent souhaitant rester anonyme
- Journées Perl 2018 18-19 mai 2018, Cité des Sciences, Paris Organisées par un adhérent souhaitant rester anonyme Aidé de Laurent Boivin
Communication
- Le site web de l'association est maintenu à jour http://mongueurs.net/
- Le compte Twitter est alimenté régulièrement https://twitter.com/mongueurs_perl
- La page Facebook est restée inactive cette année https://fr-fr.facebook.com/Mongueurs
Contributions à la communauté :
- Hébergement des sites Act de conférences Perl dans le monde Environ 10 ou 15 conférences pour l'année
- Liste de diffusion technique perl@
- Avance de trésorerie pour les RMLL 1500 euros à rembourser d'ici janvier 2019
Vie de l'association:
- Changement du siège social Février 2018 Changement d'appellation des « Maisons des Associations » en « Maisons de la Vie Associative et Citoyenne »
- Réunion en ligne des adhérents le premier lundi de chaque mois Comptes-rendus par Jean Forget
- Gestion des services internet Serveurs, sites web, listes de diffusion, etc Sébastien Aperghis-Tramoni, Laurent Boivin
Commentaires et précisions lors de l'Assemblée Générale
Concernant le sprint « Promotion de Perl » et le stand de POSS, un visiteur a remarqué que nous avions un nouveau roll-up et a déclaré préférer la nouvelle version.
Le changement de siège social ne correspond pas à un déménagement. C'est juste un changement d'appellation, nous restons dans les mêmes locaux et nous sommes en relation avec les mêmes personnes.
Vote du bilan moral
Le bilan moral est adopté à l'unanimité.
Bilan du trésorier de l'association Les Mongueurs de Perl pour l'exercice 2017
Les chiffres de ce bilan sont arrondis à l'euro inférieur, mais les calculs ont été faits sur les valeurs réelles (au centime).
Cette année, à la date de l'AG, la comptabilité n'a pas été tenue dans GNUCash comme les années précédentes, mais dans un classeur LibreOffice disponible dans le dépôt de l'association.
J'ai voulu éviter de passer par GNUCash pour « faire plus simple » : certaines choses le sont en effet, d'autres ne le sont pas.
J'ai dû remettre des choses dans GNUcash pour réussir à établir le bilan.
M'y étant pris trop tard, je remettrai les choses au carré, soit dans GNUCash, soit dans un logiciel « plus simple » dans les semaines qui suivront l'AG.
L'exercice de l'Association commence le 1er janvier de l'année civile et se termine le 31 décembre de cette même année (article 14 des statuts de l'association).
Ce rapport va présenter successivement : le compte de résultat (mouvements au cours de l'exercice), le bilan (état en fin d'exercice), les événements significatifs de 2017, une conclusion.
Compte de résultat
Le compte de résultat rend compte des mouvements (recettes / dépenses, en gros) sur un exercice, en l'occurrence l'année 2017.
2017 2016
Produits : 19809 € 1605 €
Revenus JP : 0 € 1500 €
Revenus PTS : 18888 € 0 €
Dons : 142 € 45 €
Booking : 524 € 0 €
Intérêts Livret : 35 € 55 €
Autres revenus : 220 € 5 €
Charges : 21140 € 1287 €
Dépenses JP : 143 € 210 €
Dépenses PTS : 19668 € 497 €
Dépenses POSS : 124 €
Infrastructures : 663 €
Variations de stock : 0 € 0 €
Frais bancaires : 236 € 145 €
Assurances : 154 € 150 €
Divers : 171 € 283 €
Revenu net de l'exercice : -1350 € 317 €
Revenu net hors PTS : -570 €
Le « revenu net » est la différence entre Produits et Charges. S'il est positif, l'exercice est bénéficiaire. S'il est négatif, l'exercice est déficitaire.
Produits - Autres revenus : on avait émis il y a plusieurs années un chèque qui n'a jamais été encaissé. Je l'ai « remis » sur notre compte courant pour éviter l'écart entre le relevé du CIC et le compte correspondant dans la compta.
Charges - Autres : c'est le prix du nouveau totem.
Bilan
Ce bilan représente l'état du patrimoine de l'Association à la date du 31 décembre 2017.
31/12/2017 31/12/2016
Actifs : 10117 € 8970 €
Immobilisations : 100 € 100 €
Stocks : 186 € 186 €
Factures en attente : 0 € 0 €
Charges constatées : 0 € 154 €
d'avance
Caisse (liquide+chèques): 100 € 0 €
Compte courant CIC : 3763 € 593 €
Livret CIC : 3783 € 7448 €
Paypal : 2182 € 487 €
Passif : 10117 € 8970 €
Dettes : 2161 € 0 €
Soldes initiaux : 0 € 0 €
Réserves : 8916 € 8599 €
Provisions pour risques : 53 € 53 €
et charges
Gains enregistrés : 0 € 317 €
Pertes à retenir : -1013 € 0 €
Immobilisations : la participation des Mongueurs au capital de départ de OSDC.fr
Réserves : réserves de l'exercice précédent + le bénéfice ou - les pertes
Stocks : la valorisation des 3 thermos
Pertes à retenir : l'écart par rapport au compte de résultat est dû à la réintégration dans le bilan du compte Paypal en £, en particulier de son solde.
Je ne sais pas pourquoi ce compte (qui contenait ~300 £ en début d'exercice) n'était pas dans le bilan. Je soupçonne un problème que j'ai pu avoir à gérer des devises dans GNUCash les années précédentes.
Le montant cumulé des comptes bancaires (CIC et Paypal) s'élève à ~9700 €.
Mais 1400 € « appartiennent » au fond Act, 2140 € « appartiennent » au PTS, ce qui nous laisse tout de même ~6100 €.
Les événements 2017
Recettes Dépenses
J Perl : 0 € 143 € (les « ventes » de Brian D Foy ont amené 100 € de dons)
PTS : 18400 € 19646 € (il y avait du reliquat des années précédentes, et il en reste)
Infras : 663 € (serveurs + domaines)
Booking : 524 € (le retour !)
Le Perl Toolchain Summit
Anciennement Perl QA Hackathon. C'est un événement qui a eu lieu à Lyon en 2017 (comme en 2014). C'est un hackathon de 4 jours, orienté écosystème : CPAN, MetaCPAN, Kwalitee, Tests... Il est en liste fermée (c'est-à-dire sur invitation seulement).
Les frais des participants sont pris en charge dans la mesure où le budget le permet.
Les comptes sont hébergés pour l'essentiel par les Mongueurs de Perl (CIC et Paypal) mais aussi par Enlightened Perl Organisation (EPO), basé au Royaume-Uni.
Mongueurs EPO
Solde fin 2016 : 884 € 3500 £
Recettes 2017 : 18400 € 0 £
Dépenses 2017 : 19646 € 400 £
Solde fin 2017 : 2141 € 3100 £
Le solde fin 2017 inclut un remboursement de 2037 € (2500 $> qui n'a été effectué qu'en 2018.
Le solde disponible pour le PTS 2018 (qui a eu lieu à Oslo en avril 2018) était de 141 € + 3100 £.
En 2017, on a donc plus dépensé qu'on a eu de sponsors, essentiellement à cause des frais de certains participants américains (cela ne s'est pas reproduit en 2018 : leurs sociétés ont pris en charge leurs séjours). Il y a aussi un sponsor qui n'a pas (encore) payé (430 £). Les réserves de l'événement permettaient ce dépassement.
Le fonds Act
Le fonds Act est un fonds hébergé par les Mongueurs et géré (au sens choix des dépenses, recherche de ressources) par des personnes actives dans l'évolution de Act (dont Philippe Bruhat).
Il est hébergé par les Mongueurs parce que nous avons les outils qui le permettent (compte bancaire, compte Paypal, capacité à émettre des factures, suivi des transactions...).
Il n'a pas bougé cette année.
Solde 2015 : 1426 € Solde 2016 : 1426 € Solde 2017 : 1426 €
En conclusion
Depuis 2016, nous devons payer pour des serveurs, alors qu'ils nous étaient gracieusement prêtés depuis les débuts de l'association. Cela engendre des frais qui ne sont pas couverts par les recettes liées à notre partenariat avec Booking.
Sans sponsor pour les Journées Perl, nous avons perdu notre principale source de revenu. On consomme les réserves.
J'attribue l'absence de sponsor au manque de bénévoles pour organiser l'événement : les bénévoles qui organisent n'ont pas le temps de tout faire.
Sur le long terme, cela n'est pas viable.
Cette année 2018 s'annonce elle aussi pauvre en recettes, hormis les mouvements liés au PTS 2018 (à Oslo). C'est la 2e année sans sponsor.
Annexes
Informations ajoutées suite à l'AG.
À propos des comptes en Livres Sterlings
Depuis le PQAH 2012, le compte Paypal de l'association contient une ligne en Euros (EUR), une ligne en dollars US (USD) et une ligne en Livres Sterling (GBP).
Ces lignes servent pour limiter des frais de conversion quand des sponsors payent en USD ou GBP et que l'organisation a des frais en USD et GBP.
Pour l'exercice 2017, la ligne en USD valait 0 USD en début et en fin d'exercice, elle n'a pas d'impact sur cet exercice donc.
La ligne en GBP est passée de 297,45 GBP en début d'exercice à 710,48 GBP.
Pour l'établissement du compte de résultat et du bilan, j'ai converti ces GBP en EUR en utilisant le taux en vigueur le 14 mai 2018 (date des calculs) : 1 GBP = 1.1365 EUR et 1 EUR = 0.87989 GBP.
Version courte de ce rapport présenté en AG
- On a perdu ~1800 € sur l'année 2017, en incluant le PTS2017, on a perdu ~570 € hors PTS. Ce n'est pas une bonne tendance.
- On a encore de belles réserves sur les différents comptes (~9700 €) mais sur ces réserves ~1400 € « appartiennent » au fond Act, 2140 € « appartiennent » au PTS. Cela nous laisse tout de même ~6100 € de fond de roulement mais ce montant est en baisse.
- On a à nouveau des recettes liées à notre partenariat avec Booking.com (~530 €) mais elles ne compensent pas les dépenses liées aux serveurs et aux domaines (663 €).
- On n'a pas eu de sponsor pour les Journées Perl 2017, on n'en a
pas non plus cette année (2017). Il faudrait des gens pour s'en
occuper (aide demandée !).
Il est ressorti de la conversation en AG qu'en demandant à quelques sociétés, on pourrait avoir quelques centaines d'euros de sponsoring.
Commentaires lors de l'Assemblée Générale
L'association possède 5 domaines : mongueurs.org, mongueurs.net, journeesperl.fr, patch.pm et paris.pm. Ces domaines sont enregistrés chez Gandi. Serait-ce moins cher si les domaines étaient enregistrés chez Online, qui fournit déjà les serveurs ?
Au sujet de la séparation entre l'association et les groupes locaux, il faut garder à l'esprit que c'est l'association qui paie les noms de domaine.
Il faudrait une personne pour s'occuper de chercher des sponsors et le faire au bon moment. En effet, pour certains sponsors potentiels, il faut formuler la demande pendant la période où l'entreprise établit son budget de relations publiques et de sponsoring.
Concernant l'hébergement des finances du PTS, tout va bien tant que le PTS est bénéficiaire. Mais que se passerait-il si le PTS était déficitaire ? Faut-il créer des comptes séparés ? Quels seraient alors les frais supplémentaires ?
Proposition de budget pour 2018
Courant
Banque R: 30 € D: 200 €
Domaines R: 0 € D: 60 €
Booking.com R: 500 € D: 0 €
Assurance R: 0 € D: 160 €
Serveur R: 0 € D: 540 €
Evenements
JP R: 20 € D: 100 €
PTS 2018 R:20000 € D:20000 € (ce qui rentre pour le PTS,
reste au PTS de l'année suivante)
Divers
Comm R: 0 € D: 0 €
Divers R: 0 € D: 100 €
Total R:20550 € D:21160 €
Total hors PTS 550 € 1160 €
R - D: 610 €
Commentaires lors de l'Assemblée Générale
Nous évoquons la possibilité de laisser une boîte de participation aux frais à l'occasion des Journées Perl, pour les contributions volontaires.
Vote du bilan financier et du budget
Vote du bilan financier : le bilan financier est adopté à l'unanimité et quitus est donné au trésorier
Vote du budget : le budget est adopté à l'unanimité
Débat sur l'évolution de l'association
Communication
Il serait souhaitable de recommencer à écrire des articles dans les revues. Avons-nous encore un contact chez GMLF ?
Nous pourrions solliciter des stagiaires en école de commerce pour travailler sur notre communication. Le problème est de savoir comment s'occuper du stagiaire pour le guider et pour suivre ses travaux. Il faudrait le voir régulièrement par exemple.
MCO sur ACT
MCO = Maintien en Condition Opérationnelle
Sommes-nous concernés par le RGPD (Règlement Général de Protection des Données personnelles) ?
Il y a le cas du PTS à Oslo qui a sorti la liste des identifiants CPAN associés aux conférences auxquelles les personnes correspondantes ont assisté. Cette liste était accessible au public sans avoir besoin de se connecter avec un code utilisateur.
Pour n'importe quelle conférence, ACT stocke des données personnelles : adresse de messagerie, compte Twitter, nom et prénom. Les sites annoncent clairement à ceux qui s'inscrivent que leur nom apparaîtra dans les listes affichées sur le site. Les utilisateurs ne sont pas obligés de donner leur photo, mais ils sont au moins invités à le faire.
On pourrait envoyer un message à tous ceux qui sont présents dans la base ACT pour leur rappeler qu'ils ont des données stockées dans cette base de données et pour leur donner la possibilité de sortir.
Élection au Conseil d'Administration
Les membres du CA dont le mandat vient à expiration sont Sébastien Aperghis-Tramoni, Laurent Boivin et Philippe Bruhat.
Les candidats sont : Laurent Boivin, Philippe Bruhat et Sébastien Aperghis-Tramoni.
Personne ne demande de vote à bulletin secret.
Laurent Boivin est élu à l'unanimité.
Philippe Bruhat est élu à l'unanimité.
Sébastien Aperghis-Tramoni est élu à l'unanimité.
Le CA est donc composé de :
- Sébastien Aperghis-Tramoni, pour deux ans,
- Laurent Boivin, pour deux ans,
- Philippe Bruhat, pour deux ans,
- Marc Chantreux, pour encore un an,
- Johan Ferguth, pour encore un an,
- Jean Forget, pour encore un an,
- Sylvain Lhullier, pour encore un an,
- Laurent Rosenfeld, pour encore un an.
Questions diverses
Aucune question diverse n'a été débattue.
Fin de l'AG
L'ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 15h44.
Réunion du Conseil d'Administration
Suite à son renouvellement, le Conseil d'Administration est réuni à 15h44 pour élire un nouveau bureau.
Cette réunion ne fait pas techniquement partie de l'AG.
Présents :
- Jean Forget, avec la procuration de Laurent Rosenfeld
- Sylvain Lhullier, avec la procuration de Johan Ferguth
- Laurent Boivin, avec les procurations de Philippe Bruhat et Marc Chantreux
- Sébastien Aperghis-Tramoni
Président
Le président sortant, Sylvain Lhullier, se représente à ce poste. Il est réélu à l'unanimité.
Secrétaire
Le secrétaire sortant, Jean Forget, se représente à ce poste. Il est réélu à l'unanimité.
Trésorier
Le trésorier sortant, Laurent Boivin, se représente à ce poste. Il est réélu à l'unanimité.
Vice-Président
Aucun candidat ne s'est manifesté pour ce poste. Le poste n'est donc pas pourvu.
Secrétaire adjoint
Aucun candidat ne s'est manifesté pour ce poste. Le poste n'est donc pas pourvu.
Trésorier adjoint
Aucun candidat ne s'est manifesté pour ce poste. Le poste n'est donc pas pourvu.
La séance est levée à 15h52.